Адаптация
Процесс онбординга в командах ЧЗ
Интервью с сотрудниками и руководителями

Наши интервью
Мы провели глубинные интервью с 8 сотрудниками и 9 руководителями, выявили основные "боли" и позитивные моменты, которыми хотим поделиться
Из каких этапов состоит процесс адаптации
Оргнизационный
Сотрудника знакомят с порядком и правилами компании, командой в отделе, другими специалистами, с кем придется взаимодействовать;
Социальный
Сотрудник попадает в незнакомую для себя среду – это заведомо стрессовая ситуация. Ему нужно как можно быстрее понять, как взаимодействовать с новыми коллегами, какой уровень субординации одобряем, что принято, а что нет. Цель – стать «своим» в команде.
Профессиональный
Суть этого вида в том, что специалист осваивает специфику работы по своей профессии со спецификой именно этой организации. Ему нужно понять свои новые задачи, требования к способам выполнения рабочих операций, инструментарий и ключевые показатели конечного продукта.
Как видят процесс онбординга руководители?
  • Позитивные моменты
    Руководители стараются контролировать процесс адаптации, ведут планерки, дают первые задачи.
  • Основные боли руководителей
    Много времени уходит на объяснение процессов (и не всегда есть системное описание и информация быстро становится неактуальной). Отсутствие единого онбординг-процесса — каждая команда адаптирует новичков по-разному.
  • В большинстве подразделений есть своя программа адаптации (особенно в технических командах).
  • Сотрудникам сложно ориентироваться в структуре компании — даже руководители иногда не знают, к кому обращаться.
  • Некоторые руководители считают, что успешный онбординг = успешное вовлечение в коллектив (корпоративы, работа в парах).
  • Разные скорости адаптации в зависимости от отдела — где-то достаточно 2 месяцев, а где-то нужно 6 месяцев.
  • В большинстве случаев руководители понимают, что сотрудник полностью адаптировался через 3 месяца.
  • Сложности с пониманием, насколько сотрудник готов к работе — критерии успешного завершения испытательного срока субъективны.
    Проблемы с доступами. Отсутствие матрицы доступов
Как видят процесс онбординга сотрудники?
  • Позитивные моменты
    Поддержка от коллег, кураторов и бадди
    В большинстве случаев новички не остаются одни – коллеги помогают с адаптацией, объясняют процессы. Кураторы активно участвуют в первых днях работы, дают список материалов, помогают с планом погружения. Бадди играет важную эмоциональную роль, особенно для новичков без опыта. В некоторых командах HR и коллеги оперативно знакомят с процессами, дают доступы, подключают к каналам связи.
  • Что вызывает трудности
    Разрыв в ожиданиях от роли бадди и наставников
    Некоторые бадди не понимают, какие вопросы они должны решать, а новички не знают, с чем к ним обращаться.
    Бадди могут быть не компетентны в технических вопросах (но мы этой задачи и не ставим)
  • Доступ к информации и материалам
    В ряде подразделений есть качественные обучающие материалы (презентации, статьи, памятки).
    Для специалистов доступна документация по процессам, что облегчает самостоятельное обучение.
    Инструкции и внутренние ресурсы помогают быстрее разобраться с основными задачами.
  • Перегрузка информацией в первый день
    В первые дни слишком много материалов, сложно разобраться в приоритетах. Не хватает пошагового плана онбординга – новичкам не всегда понятно, что делать в первую очередь.
    В некоторых командах онбординг полностью самостоятельный – новичков просят самим искать нужную информацию.
  • Оперативное погружение в работу
    В некоторых командах уже на первой неделе дают задачи, что позволяет новичкам быстрее адаптироваться.
    Через 2-3 месяца приходит уверенность в работе, но этот срок варьируется в зависимости от сложности задач.
    Некоторые сотрудники отмечают, что командная работа и общение с коллегами помогли быстрее влиться в процесс.
  • Сложность в адаптации к корпоративной культуре
    Много специфической терминологии, аббревиатур, которые новички не сразу понимают. Отсутствует единый гайд по культуре общения: где принято обращаться на "Вы", а где на "ты". В офисе не всегда понятно, к кому обращаться по бытовым вопросам (чай, кофе, где взять посуду). В некоторых командах ощущается недостаток неформального общения – новички не всегда находят точки соприкосновения с коллегами.
  • Некоторые сотрудники отмечают, что командная работа и общение с коллегами помогли быстрее влиться в процесс.
  • Медленная адаптация к процессам и системе
    Новички долго привыкают к сложной архитектуре и большим объемам информации. В IT-командах адаптация может занимать 4-6 месяцев, что указывает на сложность процессов. Иногда сразу дают сложные задачи, оставляя новичка наедине с системой, что вызывает стресс.
ИТОГИ 🍋
Выводы
  • Единый подход
    Отсутствие единого стандарта онбординга – в разных подразделениях адаптация проходит по-разному, что создает хаос.
    1
  • Информация
    Проблемы с доступностью информации – сотрудники не всегда знают, где искать ответы, а у руководителей нет четкой системы передачи знаний.
    2
  • Сложный продукт
    Долгий процесс адаптации – в среднем уходит от 3 до 6 месяцев, прежде чем новичок начнет работать эффективно.
    3
  • Роли
    Разграничение ролей бадди и наставника в команде
    4
  • Сложная структура
    Сложная структура компании – как новички, так и руководители не всегда понимают, к кому идти с вопросами.
    5
  • 6
NEW IDEA 💡
Идеи по улучшению онбординга
  • Единый подход
    Создать единый стандарт онбординга для всех подразделений – чек-лист на первые недели, общий базовый курс для всех сотрудников
  • Роли
    Разграничить роли бадди и кураторов – объяснить, с какими вопросами можно к ним обращаться.
  • Матрица доступов
    Сразу же установленные программы и доступы для работы
  • Структура
    Сделать доступную карту структуры компании – чтобы сотрудник сразу понимал, кто за что отвечает.
  • Практика и теория
    Пересмотреть процесс адаптации к рабочим задачам – сократить "чистое чтение документации" и добавить больше практики.
  • Уведомления и большой опрос по итогам ис
    Усилить систему уведомлений и автоматических напоминаний об окончании испытательного срока – чтобы сотрудники и руководители не забывали о его завершении.
    Направлять новичкам большой опрос по итогам испытательного срока.
BUDDY Club 🐣
Клуб ЧЗ - Buddy 43
В клубе 43 Buddy
  • 100%
    Buddy считают, что приносят пользу
  • 97%
    Готовы продолжать адаптировать новичков
  • 92%
    Считают, что нагрузка оптимальна
Какую поддержку чаще всего оказывают Buddy
  • 62%
    Информационная
  • 20%
    Эмоциональная
  • 13%
    Общение на отвлеченные темы
  • 5%
    Другое
Идеи по развитию клуба
  • Регулярные встречи новичков и Buddy
    Например настольные игры
  • Обучение Buddy
    Обмен опытом или описание интересных кейсов с решением, тренинги по прокачки софт скиллов
  • Анонимная обратная связь от новичков.
    Какую информацию или какого рода поддержку во время испытательного срока новички хотят получать от Buddy.
    И обратная связь Buddy по итогам ИС новичка
  • Сервис по отслеживанию своих подопечных
    с датой приема, датой окончания испытательного срока, днем рождения, возможностью писать заметки о подопечном.
    Можно реализовать внутри портала в виде кнопочки с уточкой)
  • Курс для погружения новичков
    Видится потребность в подготовке курса для обучения новичков, который позволит погрузиться в нашу профессиональную специфику.
  • Игровые задания для Buddy и новичка. Рандомайзер заданий
    Например, с бадди описать какой-то кейс, который можно отнести к ценностям компании. Или составить план, на что потратить кофетерий после ИС. или Встретиться в офисе, сделать селфи. Описать коллег, персонажами из фильмов. В формате рандомайзера заданий.
Спасибо 💛
Made on
Tilda